Whistleblowing

Al momento della segnalazione, ed in particolare con riferimento alle segnalazioni di violazioni ci cui al D.lgs. 24/2023, qualunque sia il canale o la modalità, la persona segnalante o denunciante deve avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate siano vere e rientrino nell'ambito della normativa.
Al fine di consentire l’effettuazione delle opportune analisi ed approfondimenti da parte dei Soggetti Responsabili, è rilevante che la segnalazione sia tempestiva in relazione alle presunte violazioni comunicate.

La segnalazione deve essere effettuata utilizzando i canali previsti (interno, esterno e divulgazione pubblica) secondo i criteri indicati nei successivi paragrafi.

I segnalanti sono tenuti prioritariamente a segnalare le eventuali violazioni o inosservanze del Codice Etico e della Policy sui diritti umani, della normativa interna, della legge, comprese le violazioni di cui al D.lgs.24/2023, tra cui quelle rilevanti ai sensi del D.lgs.231/01 e le violazioni dei modelli di organizzazione e gestione, di cui siano a conoscenza, utilizzando la piattaforma informatica Comunica Whistleblowing che garantisce la sicurezza e la protezione dei dati e la riservatezza delle informazioni, attraverso un sistema avanzato di criptazione delle comunicazioni e del database, in linea con quanto previsto dalla normativa di riferimento.

Tale canale, che assicura la riservatezza dell’identità del segnalante, l’archiviazione sicura dei documenti trasmessi e caricati e la gestione riservata dei processi di analisi e gestione, garantisce le tutele previste dal D.lgs.24/2023 ed è pertanto ritenuto preferenziale rispetto a qualsiasi altro canale che si dovesse utilizzare.

Tramite la piattaforma Comunica Whistleblowing è possibile effettuare segnalazioni in forma scritta, con modalità informatiche, ed in forma orale, attraverso un sistema di messaggistica vocale, ovvero richiedere un incontro diretto con i soggetti responsabili della gestione della segnalazione.

Al termine dell’inserimento della segnalazione sulla piattaforma o della richiesta di incontro diretto, si otterrà, in visualizzazione, un codice identificativo univoco che dovrà essere utilizzato per “dialogare” con i soggetti responsabili della gestione della segnalazione in modo spersonalizzato e per essere costantemente informati sullo stato di lavorazione della segnalazione inviata.

È pertanto necessario prendere correttamente nota del codice identificativo univoco della segnalazione e conservarlo con cura, in quanto, in caso di smarrimento, lo stesso non potrà essere recuperato o duplicato in alcun modo e quindi sarà tenuto ad effettuare una nuova segnalazione.

Il segnalante interessato a presentare una segnalazione attraverso modalità e canali diversi dalla piattaforma informatica adottata da Acea e dalle Società controllate del Gruppo, per la quale intende mantenere riservata la propria identità e beneficiare delle tutele previste nel caso di ritorsioni subite in ragione della stessa, deve chiaramente indicare nell’oggetto della segnalazione o sulla busta da lettere che si tratta di una segnalazione riservata di whistleblowing. In caso contrario la segnalazione sarà trattata quale segnalazione ordinaria.

Le segnalazioni non attinenti a eventuali inosservanze di leggi, regole interne, Codice Etico e della Policy sui diritti umani non saranno in alcun modo considerate.

Vai alla piattaforma Comunica Whistleblowing

Modalità di gestione delle segnalazioni interne

Le segnalazioni relative a presunte violazioni del Codice Etico e della Policy sui diritti umani, del Sistema di Controllo Interno e Gestione dei Rischi (SCIGR) e del D.lgs. 24/2023 di Acea e delle società controllate del Gruppo sono trasmesse all’Ethic Officer, un organo collegiale autonomo dedicato alla relativa gestione, in qualità di soggetto interno per Acea SpA e soggetto esterno per le singole Società controllate del Gruppo.

L’Ethic Officer, nominato tramite delibera o determina dell’organo amministrativo di società, è formato dai Presidenti/Responsabili pro tempore dei seguenti Organismi/Comitati e strutture organizzative di Acea SpA:

• Presidente Comitato Controllo e Rischi;
• Presidente Comitato Etica, Sostenibilità e Inclusione;
• Presidente Organismo di Vigilanza 231;
• Responsabile Funzione Internal Audit;
• Responsabile Funzione Risk Management, Compliance & Sustainability.

Per scoprirne di più sugli altri compiti dell’Ethic Officer

Le segnalazioni relative alle condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/2001 e delle violazioni dei modelli di organizzazione e gestione di Acea e delle società controllate del Gruppo sono trasmesse all’Organismo di Vigilanza della Società cui le violazioni 231 si riferiscono in qualità di soggetto esterno.

L’Organismo di Vigilanza 231 è nominato tramite delibera del Consiglio di Amministrazione di Acea e delle società controllate del Gruppo.

In caso di Segnalazioni che si riferiscono a un soggetto che è deputato a riceverle o gestirle, in tutto o in parte, tale soggetto è estromesso dal Segnalante e/o dagli altri soggetti coinvolti ovvero, in ogni caso, si astiene dal partecipare all’analisi e agli accertamenti.

Le segnalazioni che dovessero pervenire a soggetti diversi da quelli sopra indicati dovranno essere ritrasmesse ai soggetti compenti entro 7 giorni dalla data di ricezione dandone contestualmente notizia al segnalante.

I Soggetti responsabili della gestione delle segnalazioni sopra identificati:

• danno avviso alla persona segnalante del ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data del suo ricevimento;
• mantengono le interlocuzioni con la persona segnalante e possono richiedere a quest'ultima, se necessario, integrazioni informative e documentali;
• danno diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
• svolgono l'istruttoria necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti;
• danno riscontro, intendendo per tale la comunicazione di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione, alla persona segnalante entro 3 mesi o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

Caratteristiche e condizioni della segnalazione

Per consentire l’utile svolgimento delle attività di accertamento dei fatti, la segnalazione deve essere circostanziata.

È necessario che risultino chiare:

• le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione;
• la descrizione del fatto;
• le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

È inoltre utile allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

Le Segnalazioni generiche e non sufficientemente circostanziate per le quali non è stato possibile compiere un’adeguata istruttoria, anche attraverso il confronto con il segnalante per acquisire ulteriori elementi utili all’effettuazione delle verifiche, sono oggetto di archiviazione.

Le segnalazioni esterne all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) sono consentite solo al ricorrere di determinate condizioni espressamente previste dal legislatore nel D.lgs. 24/2023 di seguito riportate:

• non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione del canale di segnalazione interna aziendale ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna tramite i canali aziendali e la stessa non ha avuto seguito, intendendo per seguito l’azione intrapresa dal soggetto cui è affidata la gestione del canale di segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Al momento della segnalazione, la persona segnalante deve avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate siano vere e rientrino nell'ambito della normativa di cui al D.lgs. 24/2023.

Le segnalazioni devono essere effettuate nell’interesse pubblico o nell’interesse alla integrità dell’ente cui si riferiscono. In particolare, queste non possono riguardare:

• le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate[1];
• le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell’allegato al D. Lgs. 24/2023 ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea indicati nella parte II dell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell’allegato al presente decreto;
• le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea;
• le condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs.231/01 e delle violazioni dei modelli di organizzazione e gestione (di cui all’art. 2 a), 2) del D.lgs.24/2023) a meno che non siano riferite a società del Gruppo riconducibili ai “soggetti del settore pubblico” ai sensi dell’art. 2 del D.lgs.24/2023;
• in generale le violazioni di norme e principi contenuti nel Codice Etico di Acea e delle società controllate del Gruppo diverse da quelle riconducibili alle casistiche previste dall’art. 2, c.1, a) del D.lgs. 24/2023 (ad esempio, tematiche attinenti ad etica di impresa, molestie, discriminazioni, ecc.).

Il canale messo a disposizione dell’ANAC garantisce, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della Persona segnalante, della persona coinvolta e della persona menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

[1] Linee Guida ANAC … “Sono, quindi, escluse, ad esempio, le segnalazioni riguardanti vertenze di lavoro, discriminazioni tra colleghi, conflitti interpersonali tra la persona segnalante e un altro lavoratore”

Al momento della segnalazione, la persona segnalante deve avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate siano vere e rientrino nell'ambito della normativa.

Le segnalazioni devono essere effettuate nell’interesse pubblico o nell’interesse alla integrità dell’ente cui si riferiscono.

Fermo restando i presupposti previsti per le segnalazioni esterne, i segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica solo quando:

• la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione tramite i canali interni aziendali interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

• L'identità del segnalante non può essere rivelata a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni;
• La protezione riguarda non solo il nominativo del segnalante ma anche tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante;
• La segnalazione è sottratta all’accesso agli atti amministrativi e al diritto di accesso civico generalizzato;
• La protezione della riservatezza è estesa all’identità delle persone coinvolte e delle persone menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

La tutela della riservatezza è assicurata anche in ambito giurisdizionale e disciplinare:

• nell’ambito del procedimento penale, l’identità del segnalante è coperta dal segreto nei modi e nei limiti previsti dall’articolo 329 c.p.p.;
• nel procedimento dinanzi alla Corte dei Conti l’obbligo del segreto istruttorio è previsto sino alla chiusura della fase istruttoria;
• nell’ambito del procedimento disciplinare attivato dalla Società contro il presunto autore della condotta segnalata, l’identità del segnalante non può essere rivelata, ove la contestazione dell'addebito disciplinare sia fondata su accertamenti distinti e ulteriori rispetto alla segnalazione, anche se conseguenti alla stessa. Nel caso in cui l’identità del segnalante risulti indispensabile alla difesa del soggetto cui è stato contestato l’addebito disciplinare, questa può essere rivelata solo dietro consenso espresso del segnalante.

Il canale di segnalazione interno (piattaforma informatica Comunica Whistleblowing) adottato da Acea garantisce la riservatezza dell’identità del segnalante e delle persone coinvolte e menzionate nella segnalazione anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia.

In ogni caso, la stessa riservatezza viene garantita, anche quando la segnalazione viene effettuata attraverso modalità diverse nonché nei casi in cui la stessa perviene a personale diverso da quello addetto al trattamento, al quale la stessa viene comunque trasmessa senza ritardo.

Il trattamento di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni è effettuato da Acea e le Società controllate del Gruppo, in qualità di titolare del trattamento, nel rispetto dei princìpi europei e nazionali in materia di protezione di dati personali, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte nelle segnalazioni, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.

Inoltre, i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del regolamento (UE) 2016/679 possono essere esercitati nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

La tutela dei dati personali è assicurata non solo alla persona segnalante o denunciante ma anche agli altri soggetti cui si applica la tutela della riservatezza, quali il facilitatore, la persona coinvolta e la persona menzionata nella segnalazione in quanto interessati dal trattamento dei dati.

Le segnalazioni interne e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui alla normativa europea e nazionale in materia di protezione di dati personali.

Per ritorsione si intende qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare, alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto, da intendersi come danno ingiustificato.

Acea vieta e sanziona ogni forma di ritorsione o di discriminazione diretta o indiretta, per motivi collegati direttamente o indirettamente alla segnalazione o denuncia, nei confronti della persona segnalante o della persona che ha sporto denuncia.

Esempi di comportamenti ritorsivi:

• il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti;
• la retrocessione di grado o la mancata promozione;
• il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro;
• la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione dell'accesso alla stessa;
• le note di merito negative o le referenze negative;
• l'adozione di misure disciplinari o di altra sanzione, anche pecuniaria;
• la coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo;
• la discriminazione o comunque il trattamento sfavorevole;
• la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un contratto di lavoro a tempo indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a detta conversione;
• il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto di lavoro a termine;
• i danni, anche alla reputazione della persona, in particolare sui social media, o i pregiudizi economici o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e la perdita di redditi;
• l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo settoriale o industriale formale o informale, che può comportare l’impossibilità per la persona di trovare un'occupazione nel settore o nell'industria in futuro;
• la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di fornitura di beni o servizi;
• l'annullamento di una licenza o di un permesso;
• la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o medici.

Per godere della protezione prevista dal D.lgs.24/2023:

• al momento della segnalazione o della denuncia all’autorità giudiziaria o contabile o della divulgazione pubblica, la persona segnalante o denunciante aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate, divulgate pubblicamente o denunciate fossero vere e relative alle previsioni del D.lgs.24/2023, ovvero di comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di Acea e delle società controllate del Gruppo;
• la segnalazione o divulgazione pubblica è stata effettuata sulla base di quanto previsto dal D. Lgs. 24/2023.

Le presunte ritorsioni, anche solo tentate o minacciate, devono essere comunicate esclusivamente ad ANAC alla quale è affidato il compito di accertare se esse siano conseguenti alla segnalazione, denuncia o divulgazione pubblica effettuata.

ANAC nella gestione delle comunicazioni di ritorsioni può avvalersi, per quanto di rispettiva competenza, della collaborazione dell'Ispettorato della funzione pubblica e dell'Ispettorato nazionale del lavoro.

La dichiarazione di nullità degli atti ritorsivi spetta all’Autorità giudiziaria.

Le tutele non sono garantite quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale della persona segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave; in tali casi alla persona segnalante o denunciante può essere irrogata una sanzione disciplinare.